Comment ça se passe aujourd'hui
Chaque client commande à sa façon. L'un envoie un bon en PDF sorti de son ERP, l'autre un e-mail de trois lignes, un troisième appelle à 17 h pour le lendemain matin. L'exploitant recopie l'adresse d'enlèvement, l'adresse de livraison, le poids, le nombre de palettes et le créneau.
La saisie se fait pendant que le téléphone sonne et que les chauffeurs appellent. C'est là que se glissent les erreurs : un code postal inversé, un quai de livraison oublié, et un camion qui roule pour rien.
Ce qu'on observe
Les commandes viennent pour la plupart d'une trentaine de clients réguliers. Les informations sont toujours les mêmes ; seule leur place change d'un document à l'autre. C'est un travail de lecture et de recopie, que l'IA fait bien, à condition qu'un humain regarde les cas douteux.
Ce que fait l'automatisation
Elle surveille la boîte où arrivent les commandes. Pour chaque e-mail ou PDF :
- elle extrait les adresses, le poids, les palettes et le créneau ;
- elle vérifie les adresses et les rapproche des clients connus ;
- elle crée la commande en attente dans le logiciel d'exploitation, avec un signal quand une information manque ou paraît incohérente.
L'exploitant valide les commandes sûres en un clic et regarde de près celles qui sont signalées. Les commandes passées par téléphone restent saisies à la main.
Le calcul
250 commandes par semaine à 6 minutes, cela fait 25 heures de saisie. Si la vérification prend 1 minute 30, il en reste un peu plus de 6. On récupère près de 19 heures par semaine pour la planification des tournées. C'est un ordre de grandeur, à recalculer sur vos volumes.
Ce qui coince en pratique
Les PDF scannés de travers et les bons manuscrits restent difficiles à lire ; ils partent en vérification. Les premières semaines, on complète la liste des clients et de leurs adresses de livraison, souvent incomplète dans le logiciel. Et il faut décider avec les exploitants ce qui mérite un signal, sinon tout finit par être signalé.
Questions fréquentes
L'IA sait-elle lire des bons de commande aux formats différents ?
Oui. Les modèles d'IA actuels lisent un e-mail ou un PDF sans modèle fixe par client. L'exploitant valide chaque commande avant son entrée dans le logiciel.
Que se passe-t-il quand une information manque ?
La commande reste en attente et l'exploitant est prévenu. Il complète l'information ou rappelle le client.